Un comentario muy frecuente en la actualidad es que pareciera que el tiempo vuela; se tiene la sensación de que los días, semanas, meses y años pasan cada vez más rápido, el tiempo rinde cada vez menos y no se alcanza a hacer mucho más que trabajar, dormir y cumplir con algunas actividades básicas del día a día.

Pero en realidad, el problema nunca es el tiempo ni la falta del mismo, sino la forma en que lo administras y cómo lo usas (o desperdicias, en muchos casos). El tiempo es igual que siempre, los días se mantienen de 24 horas, las semanas con 7 días y así, cada periodo que mide el paso del tiempo se mantiene igual, lo que ha cambiado son las actividades a las que se destina.

Por ejemplo, ¿te has puesto a pensar cuánto tiempo pasas ante las pantallas del celular, la computadora o la televisión? ¿Cuántas horas al día dedicas para navegar en internet y en tus redes sociales? ¿Qué pasaría si destinaras ese tiempo a otra cosa, como tus pasatiempos, disfrutar a tu familia o ese proyecto que anhelas pero no has podido iniciar?

Aunque la queja común es que “no hay tiempo para nada”, en realidad la mayoría de las personas viven como si el tiempo de la vida fuera indefinido o eterno, cuando en realidad es muy limitado. 

Así que es importante empezar a administrar bien el tiempo para que no sólo vivas para cumplir con tu trabajo y pagar las cuentas sino que puedas disfrutar de la vida, de tus seres queridos y de lo que sea que te guste hacer.

Las siguientes recomendaciones te pueden ayudar a lograr un mejor manejo de tu tiempo, para que dejes de sentir que se te escapa de las manos y no es suficiente. 

Pon tus actividades y pendientes por escrito

Por muy buena memoria que tengas, las listas mentales no funcionan, porque son fáciles de dejar de lado o se te puede olvidar algo y porque, al no ver plasmada la lista de cosas que vas a hacer, no tienes una referencia visual de tus avances y pendientes contra el tiempo que tienes para realizarlos. 

Entonces, lo mejor es ponerlo todo por escrito, ya sea en documentos digitales o en el antiguo pero efectivo formato: a mano en una libreta o agenda. 

Pero ojo: al plasmarlo por escrito no sólo se trata de hacer una lista de tareas sin pies ni cabeza. Lo más recomendable es elaborar un cronograma realista con las actividades a realizar en determinado periodo (por día, mes o año) y el tiempo requerido para cada una de ellas. 

Es muy importante que sea realista, para que no te comprometas ni a hacer más cosas de las que puedes, ni a entregarlas antes del lapso que normalmente se requiere para completarlas. Además, lo mejor es que las ordenes por prioridades, con lo más urgente e importante al inicio de la lista; aquí también podrás ver claramente cuáles son las tareas que puedes delegar y cuáles requieren tu atención personal.

Otra cosa muy importante es que una vez que establezcas tus tiempos, te apegues a ellos y evites distraerte; en primer lugar, para que logres completar cada tarea y en segundo, para que no tengas que trabajar a marchas forzadas y bajo presión al último momento. 

No dejes que la tecnología sea un distractor

La tecnología puede ser tu mejor aliada a la hora de hacer tu trabajo de manera más eficiente, pero también puede convertirse en tu peor enemiga si dejas que se robe tu tiempo, pues casi sin darte cuenta, cuando lo notes habrás pasado varios minutos, si no es que hasta horas, en redes sociales, plataformas de video o streaming, juegos móviles y en línea, etcétera.

Y aunque no seas de los aficionados a las redes sociales, simplemente las notificaciones suelen ser un gran problema, pues cada vez que una de ellas hace sonar o vibrar tu teléfono, lo más seguro es que lo tomes para ver de qué se trata, y entre que ves la notificación y alguna cosa más que te puede llevar a otra, habrás perdido valiosos minutos.

Pero el tiempo que pierdes al ver el teléfono no es todo. Numerosas investigaciones han demostrado que cuando desvías la atención de una tarea para revisar una notificación (o por cualquier otra cosa que te distraiga), se necesita un promedio de 11 a 15 minutos para volver al punto de productividad en el que estabas antes de la distracción.

Para evitar esto, lo ideal es mantener las notificaciones silenciadas y establecer horarios específicos para revisar correos y mensajes para ver si hay requerimientos o pendientes por atender. Si los hay, agregarlos a tu cronograma, y si no, volver a silenciar todo hasta que llegue la siguiente hora de revisar notificaciones. 

También puedes proponerte ver tus redes sociales sólo hasta que hayas terminado tus pendientes, o hacer un break de unos minutos entre actividades y aprovecharlo tanto para tener unos minutos de entretenimiento como para caminar un poco, hacer algunos estiramientos y despejar tu mente.

Organiza y depura tu lista de pendientes

Las listas de tareas pendientes de la mayoría de las personas son desastrosas para su productividad porque son demasiado generales y amplias. En lugar de hacer una lista de proyectos u objetivos que deseas lograr, tus listas de actividades y pendientes deben consistir en tareas simples de un solo paso, que deben realizarse para completar un proyecto u objetivo más grande. 

Es decir, debes desglosar los objetivos grandes en tareas pequeñas. Por ejemplo, en lugar de escribir "organizar el curso en línea", que es un objetivo muy grande, divídelo en pasos más pequeños, como "confirmar al ponente”, "calendarizar fechas”, "solicitar los flyers promocionales", etcétera. Cada vez que completes una tarea, elimínala o táchala y continúa con la siguiente. 

Asignarte tareas específicas orientadas a la acción las hace más fáciles de lograr, lo que te acerca cada vez más a tu objetivo y te ayuda a sentirte más productivo al ver tus avances. 

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